Vanaf 1 januari 2017 moeten leveranciers van de Rijksoverheid e-factureren. De verplichting tot e-facturatie geldt voor nieuwe inkoopovereenkomsten en is opgesteld in samenwerking met het bedrijfsleven. Alle Rijksoverheidsdiensten zijn in staat om elektronische facturen (e-facturen) te ontvangen.

Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een digitaal bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Handmatige verwerking is niet meer nodig.

Waarom e-factureren?
Ieder jaar versturen bedrijven binnen Nederland zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid. Daarvan zijn 1,5 miljoen facturen gericht aan de Rijksoverheid. Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten.

Voordelen van e-factureren
De voordelen van e-factureren zijn onder andere:
» Gemak. De verwerking verloopt automatisch;
» Snellere verwerking. De papierstroom blijft achterwege;
» Nauwkeuriger. Geen fouten door handmatige verwerking;
» Goedkoper. Geen print- en portokosten.

Vanaf wanneer en voor wie is e-factureren verplicht?
De verplichting geldt vanaf 1 januari 2017 voor leveranciers aan de Rijksoverheid. Dat zijn alle ministeries met hun kerndirecties en agentschappen. De verplichting komt in de inkoopvoorwaarden te staan bij nieuwe overeenkomsten. Leveranciers die al vóór 1 januari 2017 een overeenkomst zijn aangegaan vallen niet onder de verplichting. Zij kunnen vrijwillig overstappen op e-factureren in overleg met hun opdrachtgever. Leveranciers die hun orders via een inkoopsysteem van de Rijksoverheid ontvangen, blijven op dezelfde wijze factureren als zij gewend zijn.

E-factureren aan medeoverheden
Steeds meer gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen zullen in hun inkoopvoorwaarden e-factureren gaan eisen. Alle aanbestedende diensten moeten vóór eind 2018 de benodigde voorzieningen treffen om net als de Rijksoverheid e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken (EU-richtlijn 2014/55/EU). Veel medeoverheden zullen naar verwachting al veel eerder gereed zijn en overgaan tot de verplichting e-facturen te sturen.

Hoe kunt u e-facturen sturen aan de Rijksoverheid?
E-factureren aan de Rijksoverheid kunt u op verschillende manieren. Uitleg daarover vindt u op de pagina Hoe stuur ik een e-factuur naar de Rijksoverheid?

Helpdesk e-factureren
Voor leveranciers met vragen over e-factureren aan de Rijksoverheid is een brochure beschikbaar. Daarin staat uitgelegd hoe u kunt e-factureren aan de Rijksoverheid. Vanaf januari 2017 kunt u ook terecht bij de helpdesk e-factureren voor:
» Informatie over de verschillende manieren van e-factureren.
» Het melden van incidenten in e-factuurketens.
» Alle andere vragen over e-factureren aan de Rijksoverheid.